Firma to ludzie i zadania powtarzające się cyklicznie. Pojedyncze procesy nie są wymagające, inne zaś wymagają zaangażowania kilku osób. Potrzeba regularnego wykonywania zadań wymaga wprowadzania automatyzacji w firmie.
Korzyści z automatyzacji procesów
Na przykład comiesięczne raportowanie wyników jest procesem powtarzalnym i może z powodzeniem zostać automatyzowane. Optymalizując poszczególne procesy, firma funkcjonuje stabilniej, co przekładać się może na lepsze zyski oraz dodatkowy czas na działanie w innych obszarach. Wybierając procesy automatyzacji, firma ma więcej czasu na podejmowanie newralgicznych decyzji dotyczących przedsiębiorstwa.
Lepsza wydajność to oprogramowanie
Najpowszechniej znanymi narzędziami do procesów automatyzacji, są programy komputerowe. Najbardziej rozpowszechnione są na przykład programy księgowe, w których zadaniem jest automatyczne wystawianie faktur. Inne bardziej zaawansowane programy przydzielają automatycznie, dla wybranych pracowników określone zadania. Z kolei rozbudowane programy, dla dużych przedsiębiorstw są w stanie nie tylko automatyzować pracę, lecz również przedwcześnie ostrzegać o zagrożeniach, wyświetlając odpowiednie komunikaty.
Automatyzacja nie jest procesem jednorazowym. Rozwijające się przedsiębiorstwo z czasem będzie wymagało wprowadzania dodatkowych elementów usprawniających.
Świetnym przykładem przedstawiającym zwiększenie wydajności firmy poprzez wprowadzenie automatyzacji jest sklep internetowy z magazynem. Z uwagi na podział obowiązków pracowników, sklep internetowy dzieli się na różne działy. Jest to magazyn, dział obsługi sklepu internetowego, dział reklamacji, dział księgowości, dział logistyczny oraz kierownictwo. Trudno sobie wyobrazić procesy niezautomatyzowane przy dużej dziennej liczbie zamówień za pomocą sklepu internetowego. Obsługa procesu zamawianego produktu musi być w pełni zautomatyzowana. Od zamówienia produktu po stronie klienta, po proces przygotowania zamówienia, aż po wysyłkę produktu do klienta. W międzyczasie dochodzą procesy księgowe oraz zadaniowe polegające na odnalezieniu produktów, oraz dostarczeniu ich do działu przygotowania pod logistykę. Bez jednolitego oprogramowania, tego typu działalność nie może funkcjonować płynnie. Oznacza to, że proces automatyzacji w tego typu firmach musi zostać wdrożony.
Dzięki automatyzacji procesów wydajność jest większa. Pracownicy magazynu dostają informację o zamówieniu, czyli dyspozycję wykonania zadania z puli zadań automatycznych. W międzyczasie system automatycznie przygotowuje fakturę lub rachunek oraz etykietę pod wysyłkę towaru. Tak funkcjonujący proces zautomatyzowany wymaga jedynie nadzorowania pracy systemu oraz pracowników.
Atutem przemawiającym za wdrażaniem oprogramowania automatyzującego pracę jest możliwość dostarczania szczegółowych raportów i statystyk z wybranych okresów działalności firmy. Dzięki czemu pozwala to na podejmowanie właściwych decyzji dotyczących między innymi niskiego stanu magazynowego lub określenia produktów szybko sprzedających się w sklepie. Jednak nawet wprowadzenie najlepszych systemów automatyzujących pozwalających na zwiększenie wydajności pracowników w firmie, nie pozwala na uniknięcie błędów czynnika ludzkiego. Należy pamiętać, że są to procesy ułatwiające codzienną pracę, która jednak bez wkładu ludzkiego nie mogłaby zostać wykonana.
| Artykuł powstał przy współpracy z Pirxon |